KSeF – co oznacza dla lekarzy i placówek medycznych? Praktyczny przewodnik na 2026 rok
25 paź
Od 1 kwietnia 2026 r. każdy przedsiębiorca w ochronie zdrowia – od jednoosobowego gabinetu po dużą spółkę medyczną – będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), przynajmniej do odbioru faktur kosztowych (np. za media, leasing, sprzęt).
Kogo dotyczy obowiązek KSeF?
- Lekarze prowadzący gabinet (również jednoosobowy).
- Przychodnie i spółki medyczne.
- Obowiązek obejmuje odbiór faktur kosztowych – za prąd, wynajem, paliwo, zakupy sprzętu i inne.
Wyjątki i szczegóły:
- Mikroprzedsiębiorcy (obroty poniżej 10 000 zł mies.) mogą do końca 2026 r. wystawiać faktury tradycyjnie, ale tylko do osiągnięcia tego limitu. Po przekroczeniu granicy – obowiązuje już tylko KSeF.
- Faktury dla osób prywatnych (nieprowadzących działalności) nadal mogą być tradycyjne (papier/e-mail).
- Faktury z kasy fiskalnej do końca 2026 r. wystawiamy poza KSeF (po 1 stycznia 2027 r. – obowiązkowo przez system).
Jak przygotować gabinet lub spółkę do KSeF?
- Sprawdź, czy Twój program finansowo-księgowy obsługuje KSeF.
- Uzyskaj dostęp do KSeF (Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub e-dowód).
- Nadaj uprawnienia księgowej lub pracownikowi administracyjnemu.
- Ustal procedury, jak będą obsługiwane faktury (jak często pobierać, kto przekazuje do księgowości).
- W przypadku większych placówek – warto zautomatyzować integrację programu medycznego i księgowego z KSeF.
Co warto zapamiętać?
- Każdy lekarz VAT-owiec musi wszystkie swoje faktury (B2B – na rzecz innych firm) wystawiać i odbierać przez KSeF.
- Lekarze zwolnieni z VAT: wystawiają faktury dla pacjentów tradycyjnie, ale wszystkie koszty księgują tylko poprzez KSeF.
- Przychodnie i spółki: pełen obowiązek stosowania KSeF dla faktur kosztowych i przychodowych.
Podsumowanie
Dobrze przygotowana placówka medyczna powinna zadbać o techniczne i administracyjne wdrożenie KSeF, nadać uprawnienia księgowym i zadbać o regularny pobór faktur. W ten sposób przejście na nowe przepisy będzie bezbolesne i pozwoli skupić się na tym, co najważniejsze – leczeniu.
Masz pytania lub chcesz dowiedzieć się, jak wdrożyć KSeF w Twojej firmie medycznej? Skorzystaj z fachowego doradztwa!
Sprawdź naszą ofertę usług księgowych
Zachęcamy do zapoznania się z naszą ofertą usług finansowych, które pomogą w zarządzaniu Twoimi finansami osobistymi.
Przeglądaj inne artykuły
11 sie
Zwolnienie z VAT podmiotów świadczących usługi medyczne
W artykule "Zwolnienie z VAT podmiotów świadczących usługi medyczne" omawiamy kluczowe aspekty dotyczące zwolnień podatkowych dla placówek medycznych. Dowiesz się, jakie usługi mogą być objęte tym zwolnieniem oraz jakie warunki należy spełnić, aby skorzystać z tego udogodnienia. Czy Twoja firma może skorzystać z tego zwolnienia? Sprawdź nasz artykuł, aby poznać odpowiedzi na te pytania i zrozumieć, jakie korzyści może przynieść tego rodzaju zwolnienie.
10 sie
5 kroków do skutecznego audytu finansowego dla Twojej firmy
Dowiedz się, jak przygotować się do audytu finansowego i uniknąć potencjalnych problemów. Nasza firma oferuje kompleksowe usługi audytorskie, które pomogą Ci w prowadzeniu biznesu bez stresu.
10 sie
Jak uniknąć błędów podczas prowadzenia księgowości w małej firmie
W naszym najnowszym artykule omawiamy najczęstsze błędy popełniane podczas prowadzenia księgowości w małych firmach oraz przedstawiamy skuteczne strategie ich uniknięcia. Poznaj nasze wskazówki i zwiększ efektywność swojej działalności!